Guild Constitution

Note: This is an unofficial translation of the Finnish version of the Harassment Situation Guideline (Häirintätilanneohjesääntö), which serves as the official document.

Häirintätilanneohjesääntö

1§ General

The Guild of Physics does not tolerate harassment of any kind. The Guild strives to improve constantly, and the Guild’s most important task is to guarantee a safe and welcoming feeling to every member of the Guild regardless of gender, sexual orientation, ethnicity or any other feature.

Harassment or inappropriate behaviour can manifest for example as verbal or non-verbal insults, sexist or racist jokes, unwelcome physical contact, threats, unwanted communication, exclusion from the community, or otherwise unjustified obstruction of participation in the community’s activities. The experience of harassment is subjective, meaning that what one considers offensive and distressing varies depending on the person. Thus, the most important thing is the individual’s own experience of the situation.

The board of the Guild of Physics assigns harassment contact persons, who can be contacted about harassment situations. All reported cases are handled according to the terms set by the concerned. The harassment contact persons of the Guild of Physics are committed to act confidentially and respect everyone involved.

All harassment contact persons can be messaged directly. All conversations regarding harassment situations with the contacted harassment contact person are strictly confidential, and all conversations between the harassment contact person, the person who experienced harassment, or other involved parties remain private. Additionally, the harassment contact person does not share any information or take any action without the consent from the person who reached out to them. The harassment contact persons will only discuss harassment situations among themselves with the explicit consent of the affected individual. However, the harassment contact persons may discuss broader themes related to the Guild or its members’ harmful behaviour, in such a way that no identifying details are shared.

Harassment cases can also be reported via a Google Forms instead of direct contact. The form is managed by the communications officer and the president of the Guild, but they do not have permission to view the responses. The form can be filled out anonymously or with contact information. The same rules apply to these Forms responses as mentioned earlier, except that all harassment contact persons can see the Forms response and discuss the case together.

The event organizer is responsible for harassment situations at all events of the Guild, but intervening in harassment and ensuring a safe environment is the responsibility of every member of the Guild and participant of the event. The cases may be handled with considered and low-profile measures to maintain confidentiality and ensure that the handling of the situation primarily remains only between the involved parties.

2§ To a member of the Guild when it comes to harassment situations

  • Harassment is never the fault of the person who experienced it. You don’t have to deal with the harassment alone. It’s important that harassment situations are brought to the attention of the harassment contact persons.
  • If you experience or witness harassment, try to express to the person behaving inappropriately that you wish they would stop.
  • It’s always better to intervene rather than not, even if you are not sure what is the correct way to do so. If you don’t want to intervene alone, you can do it with a friend.
  • If you notice harassment at an event, you can contact the organizer while the event is still ongoing. The organizer can help with resolving the situation.
  • You can always contact the harassment contact persons of the Guild or AYY. You can contact the harassment contact persons with low threshold even if you’re not sure if the situation was harassment. It’s recommended to save for example conversations regarding the situation on social media or other similar things to make the situation easier to resolve.
  • If the harassment situation fulfills the characteristics of a crime, contact the police.
  • If your own inappropriate behaviour is pointed out, reflect on your actions and prepare to apologize.

3§ Tapauksen käsittelyn toimintaohje ja sen kulku

  • Kelle tahansa killan häirintäyhdyshenkilölle voi ilmoittaa häirintätapauksista ja kaikki ilmoitetut tapaukset käsitellään.
  • Häirintätapauksista ei keskustella raadin kokouksissa, vaan ne hoitaa ilmoituksen saanut häirintäyhdyshenkilö tai lomaketta käytettäessä häirintäyhdyshenkilöt yhdessä. Asia on aina luottamuksellinen, eikä siitä keskustella kenenkään muun kanssa ilman häirintää kokeneen henkilön lupaa.
  • Häirintäyhdyshenkilö jatkaa asian selvittämistä ja päättää tapauksen jatkokäsittelystä yhdessä häirintää kokeneen osapuolen kanssa ja vain hänen suostumuksellaan.

Voidaan harkita muun muassa seuraavia toimenpiteitä tilanteen vakavuuden asettamissa puitteissa:

  • Häirinnästä epäillylle kerrotaan, että hänen tekonsa on koettu häiritseviksi. Tilanteen kaikkia osapuolia pyritään kuulemaan tasapuolisesti, ja käydyt keskustelut jäävät häirintäyhdyshenkilön ja asianomaisten väliseksi.
  • Kontaktoitu killan häirintäyhdyshenkilö voi myös suositella ja ohjata häirintää kokeneen muun muassa AYY:n häirintäyhdyshenkilöille, YTHS:n ammattilaisille tai tilanteen vaatiessa virkavallalle. Päätös lähestyä edellä mainittuja tahoja on kuitenkin häirintää kokeneen.
  • Mikäli häirintään liittyy yliopiston henkilökuntaa, tilanteen selvittämisestä vastaavat yliopiston häirinnästä vastaavat henkilöt. Killan häirintäyhdyshenkilöt voivat toimia tukena tässä prosessissa asianomaisen näin toivoessa.
  • Raadille tiedotetaan tapauksesta vain, jos tarvitaan jatkotoimenpiteitä, jotka on määritelty killan säännöissä kohdassa 4 §. Mahdollisia jatkotoimenpiteitä harkitaan, mikäli kiltalainen “on käyttäytynyt killan piirissä häiritsevästi tai sopimattomasti”. Jatkotoimenpiteitä ovat:
    • Varoitus: Raati voi antaa häirinnästä epäillylle varoituksen.
    • Osallistumiskielto: Raati voi antaa häirinnästä epäillylle enintään kuuden kuukauden pituisen osallistumiskiellon kaikkiin muihin killan tapahtumiin paitsi killan kokouksiin.
    • Killasta erottaminen: Mahdolliset häirintätilanteet pyritään hoitamaan aina ensin osallisten kesken, mutta jos ongelmat toistuvat, eivät häirintää aiheuttaneet henkilöt ole tervetulleita kiltaan ja sen tapahtumiin. Killasta erottaminen on erittäin painavin perustein toimitettava toimenpide raadin päätöksellä perustuen killan sääntöihin.

4§ Ohje tapahtumajärjestäjille

Killan tapahtumissa ei hyväksytä häirintää missään muodossa. Tavoitteena on, että tapahtumassa kaikki osallistujat kokevat järjestävän tahon luotettavaksi ja helposti lähestyttäväksi. Tapahtumissa vastuu häirintätilanteista on järjestäjillä ja kaikkiin yhteydenottoihin on aina syytä suhtautua vakavasti. 

Jos häirintätapauksia tulee ilmi tapahtuman aikana, tärkeintä on saada häiritsevä käytös loppumaan. Järjestävän tahon edustajalla on oikeus ja velvollisuus ilmoittaa häiritsijälle, ettei käytöstä suvaita tapahtumassa. Häirintätapauksen tullessa ilmi tapahtuman aikana kannattaa ensimmäisenä kertoa selkeästi ja rauhallisesti häiritsijälle, että hänen käytöksensä on häiritsevää. On tärkeää kuunnella kaikkia tilanteen osapuolia tasapuolisesti tapahtuman aikana ja sen jälkeen. 

Mikäli häirintätilanteessa joku/jotkut ovat olleet alkoholin vaikutuksen alaisina, asiaan kannattaa palata myös tapahtuman jälkeen. Tilanteen selvittelyssä voi aina käyttää apuna killan tai AYY:n häirintäyhdyshenkilöitä, mikäli asianomainen niin toivoo tai tilanne niin vaatii. Myös tapahtuman järjestäjällä on oikeus ottaa yhteyttä häirintäyhdyshenkilöön, jos tapahtunut jää painamaan omaa mieltä.

Tapahtuman järjestäjänä sinulla on oikeus:

  • Ilmoittaa henkilölle selkeästi ja rauhallisesti, että hänen käytöksensä on epäasiallista eikä sitä hyväksytä killan tapahtumissa
  • Pyytää henkilöä lopettamaan häiritsevä käytös välittömästi
  • Olla tarjoilematta häiritsevästi käyttäytyvälle henkilölle, tai estää hänen osallistumisensa tapahtuman ohjelmaan
  • Pyytää häiritsevästi käyttäytyvää henkilöä poistumaan tai tarvittaessa poistaa hänet tapahtumasta
Sivut: 1 2 3 4 5 6 7